Wie Kleinunternehmer-Rechnungen funktionieren

Seit dem 1. Januar 2025 arbeitet § 19 UStG mit zwei Netto-Umsatzgrenzen: höchstens 25.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr und höchstens 100.000 € im laufenden. Beides sind Nettobeträge, gemessen am tatsächlichen Zahlungseingang, nicht am Rechnungsdatum.

Die 100.000-€-Grenze ist eine harte Decke, keine Prognose. Der Umsatz, mit dem du sie reißt, ist bereits steuerpflichtig, und für den Rest des Jahres bist du in der Regelbesteuerung. Im Gründungsjahr gilt allein die 25.000-€-Grenze.

Die Reform 2025 hat auch die Mechanik geändert: Früher waren deine Umsätze steuerpflichtig und die Steuer wurde nur nicht erhoben, heute sind sie nach § 19 Abs. 1 UStG echt steuerfrei. Deshalb hat sich auch die Formulierung auf der Rechnung geändert.

Eine normale Rechnung folgt § 14 Abs. 4 UStG. Eine Kleinunternehmer-Rechnung folgt § 34a UStDV, der seit dem 1. Januar 2025 existiert und etwas weniger verlangt: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, das Entgelt in einer Summe.

Skrolla fragt trotzdem alles von der längeren Liste des § 14 Abs. 4 ab. Das kostet dich ein Feld mehr und erspart dir eine ganze Kategorie von Diskussionen.

§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV verlangt das Entgelt in einer Summe zusammen mit einem Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt. Ein Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Skrolla druckt:

Fehlt der Hinweis, ist die Rechnung formal unvollständig — und dein Kunde fragt sich zu Recht, ob du die Umsatzsteuer einfach vergessen hast. Solche Fragen enden gern in einer Nachzahlung.

Eines darfst du auf keinen Fall: trotzdem einen Umsatzsteuerbetrag ausweisen. Wer Steuer ausweist, die er nicht ausweisen darf, schuldet sie nach § 14c UStG dem Finanzamt.

Bei B2B-Dienstleistungen liegt der Leistungsort beim Kunden (§ 3a Abs. 2 UStG, Art. 44 MwStSystRL). Du stellst also ohne Umsatzsteuer in Rechnung, und dein Kunde versteuert die Leistung nach Art. 196 in seinem Land.

Der Hinweis ist nicht optional, und sein Wortlaut ist praktisch festgelegt: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Auf einer englischen Rechnung akzeptiert das Finanzamt „Reverse charge“ — diese Übersetzung steht in Anlage 8 zum UStAE, eingefügt mit BMF-Schreiben vom 17. September 2025, das die Liste von 2013 ersetzt hat. Skrolla druckt beides, weil beides nichts kostet.

Der Hinweis allein genügt nicht: § 14a Abs. 3 UStG will deine USt-IdNr. und die deines Kunden auf der Rechnung. Eine fehlende Kundennummer ist der häufigste Grund, warum eine Reverse-Charge-Rechnung zurückkommt.

Als Kleinunternehmer wird es hier wirklich unangenehm. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG schaltet Teile des § 14a für dich ab, und grenzüberschreitende Leistungen können dich in eine Umsatzsteuer-Registrierung und die Zusammenfassende Meldung ziehen. Skrolla unterstützt den Modus und warnt dich. Das ist der Punkt, an dem du eine Steuerberaterin fragst.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes im Inland ansässige Unternehmen strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen, lesen und archivieren können. Kleinunternehmer sind davon nicht ausgenommen, und dein Kunde braucht deine Zustimmung nicht, um eine zu schicken. Formal reicht für den Empfang eine funktionierende E-Mail-Adresse — lesen können musst du das Ding trotzdem.

In der Praxis begegnen dir zwei Formate. XRechnung ist nacktes XML, entweder in UBL 2.1 oder in UN/CEFACT-CII-Syntax, ohne jede lesbare Ebene. ZUGFeRD und Factur-X sind Hybride: ein normal aussehendes PDF mit demselben XML als Anhang. Deshalb öffnen sie sich problemlos und gelten trotzdem als strukturiert.

Das Ausstellen wird getrennt eingeführt: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer bleiben nach § 34a Satz 4 UStDV vom Ausstellen befreit.

Archivieren ist so wichtig wie Lesen. Das strukturierte XML ist die Originalrechnung, also bewahre die Datei selbst über die Aufbewahrungsfrist auf — ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Genau deshalb legt Skrolla das rohe XML neben der lesbaren Fassung in dein lokales Archiv.

Die Nummer muss einmalig sein und einmal vergeben werden. Ein einziger lückenloser Zahlenstrang ist nicht nötig: Präfixe und Nummernkreise pro Jahr oder pro Kunde sind in Ordnung, solange jede Nummer genau einmal verwendet wird und das System nachvollziehbar bleibt.

Skrolla merkt sich pro Absenderprofil die letzte Nummer und zählt die Endziffern hoch, aus 2026-014 wird also 2026-015. Weil der Zähler im Browser liegt, prüf ihn nach dem Löschen von Browserdaten oder auf einem neuen Gerät.